17.01. 2022

“Hybrydowy” – oto jedno z najważniejszych słów definiujących ostatnie lata. Otacza nas hybrydowa praca, szkoła czy zakupy, które łączą doświadczenia online i stacjonarne – nie mówiąc o pojazdach hybrydowych, których popularność ciągle rośnie. Od 2 lat jesteśmy także w epoce wydarzeń hybrydowych, które już na dobre wpisały się w standardowe działania firm, którym zależy na nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji z klientami.

Od offline do online – w jaki sposób organizatorzy eventów przystosowali się do wymagań COVID-19

Nie jest tajemnicą, że pandemia COVID-19 radykalnie zmieniła świat – i to na wiele sposobów. W branży PR bez wątpienia jednym z najbardziej dotkniętych obszarów naszej pracy została organizacja eventów realizowanych w ramach strategii komunikacyjnych. Ograniczenia, restrykcje i ciągle zmieniająca się sytuacja na świecie zmusiły wielu z nas do przełożenia lub całkowitego odwołania konferencji, warsztatów i targów niemal z dnia na dzień. Powaga sytuacji sprawiła, że aby zachować te wydarzenia jako jeden z istotnych kanałów komunikacji naszych klientów, musieliśmy szybko i skutecznie dostosować się do nowych warunków. W głównej mierze oznaczało to przeniesienie naszych eventów do świata wirtualnego.

Koncepcja cyfrowych wydarzeń nie jest nowa, ale jeszcze nigdy nie była tak popularna i wszechobecna jak teraz. Raport Grand View Research wskazuje, że wartość rynku globalnych cyfrowych eventów może wynieść 504,76 mld dolarów do 2028 roku, co stanowi szacunkowo 24% rocznej stopy wzrostu[1]. Według innego badania przeprowadzonego przez Wild Apricot, liczba organizacji planujących wirtualne eventy podwoiła się w 2020 roku[2]. Wszystko to oznacza, że wydarzenia online stały się już normą. Organizatorzy nauczyli się realizować je w efektywny sposób, który jest atrakcyjny dla gości, a uczestnicy nauczyli się w pełni z nich korzystać.

Pandemia COVID-19 trwa już jednak prawie dwa lata, więc to prawdopodobnie dobry moment, aby zadać sobie pytanie: czy w pełni wirtualne eventy zostaną z nami na zawsze?

Od wydarzeń online do hybrydowych – oto, co niesie przyszłość

Odpowiedź na powyższe pytanie brzmi: prawdopodobnie nie. Dlaczego? Ponieważ wciąż tęsknimy za bezpośrednim kontaktem międzyludzkim – obecnie jeszcze bardziej niż kiedykolwiek. Wirtualne wydarzenia mają wiele korzyści, ale jednocześnie jasne jest, że możliwość bezpośredniego uczestnictwa zawsze będzie istotną częścią agendy każdego poważnego przedsięwzięcia. Okazja do zdobycia nowych kontaktów i nawiązania nowych relacji biznesowych jest szczególnie cenną korzyścią stacjonarnych eventów. Uczestnicy wskazują na potrzebę bezpośredniego kontaktu z prelegentami i innymi uczestnikami, który pozwala im na podejmowanie dyskusji na ważne tematy, a jednocześnie umożliwia współpracę, porównywanie doświadczeń i nawiązywanie nowych ważnych relacji na przyszłość. To tylko część informacji zwrotnych, które jako Omega Communication otrzymaliśmy w ubiegłym roku od uczestników jednego z wydarzeń organizowanych dla naszych klientów – corocznej konferencji “Automotive” Siemensa. Choć uczestnicy docenili możliwość wzięcia udziału w wydarzeniu w trudnej sytuacji pandemii, to jednak wielu z nich przyznało, że gdyby mieli wybór, preferowaliby wydarzenie stacjonarne.

Biorąc to wszystko pod uwagę, wydaje się, że nowa era eventów będzie musiała uwzględnić wszystko, co najlepsze z “obu światów” – innymi słowy korzyści wynikające z zarówno formatu stacjonarnego, jak i wirtualnego. Branża już teraz coraz bardziej skłania się ku temu, co nazywamy wydarzeniami hybrydowymi – łączącymi najbardziej cenione atrybuty doświadczeń wynikających z wydarzeń stacjonarnych, jak cyfrowych.

Wydarzenia hybrydowe – dlaczego warto je realizować

Hybrydowy event polega na zorganizowaniu regularnego wydarzenia na żywo, z uwzględnieniem wszystkich planowanych elementów: paneli dyskusyjnych, wystaw, wykładów i publiczności – i dodaniu do tego strony wirtualnej. W ten sposób organizatorzy zapraszają zarówno uczestników ceniących bezpośredni kontakt, jak i tych, którzy preferują elastyczność formatu online. To sytuacja korzystna dla wszystkich. Eventy, które odbywają się zarówno w wymiarze stacjonarnym, jak i wirtualnym, skutkują zebraniem większej publiczności i zwiększeniem zasięgu, co dla organizatorów jest oczywiście nad wyraz istotne. Uczestnicy także docenią format hybrydowy – to dla nich możliwość wyboru, który sposób uczestnictwa jest dla nich korzystniejszy. Sprawia to, że łatwiej dostosują do wydarzenia swoje plany, a dzięki temu – chętniej zdecydują się na wzięcie udziału. Jako organizatorzy zasadniczo dajemy im w ten sposób bardziej zoptymalizowane doświadczenie, które mogą indywidualnie dostosować do swoich potrzeb. Jednocześnie zapewniamy naszemu wydarzeniu większą różnorodność i inkluzywność – ponieważ nie ograniczamy się do konkretnego regionu, możemy zaprosić zarówno prelegentów, jak i uczestników z całego świata. Z pewnością wszystkich ucieszy również wiadomość, że wydarzenia hybrydowe generują mniej kosztów niż stacjonarne, jednocześnie zachowując – a nawet zwiększając – zaangażowanie i jakość doświadczenia uczestników. I wreszcie – eventy hybrydowe mogą być dobrze pozycjonowane pod względem treści, jak i procesu generowania leadów. Dzięki temu można je rozsądnie wpisać w całą cyfrową strategię firmy.

Postaw na hybrydę, ale pamiętaj o szerszej perspektywie

Jesteś już przekonany do pomysłu zorganizowania wydarzenia hybrydowego? Świetnie! Jest jeszcze kilka kwestii, o których warto pamiętać. Przede wszystkim nie zapomnij, że event – nieważne, stacjonarny, wirtualny czy hybrydowy – nigdy nie jest celem samym w sobie, ani nie może istnieć w izolacji od innych procesów. To zawsze część szerszej perspektywy, która powinna funkcjonować w określonym kontekście biznesowym. Podjęcie decyzji, które tematy są interesujące i poszukiwane na rynku, zdefiniowanie grup docelowych – oto co jest niezwykle istotne dla sukcesu twojego wydarzenia. Twoi słuchacze wezmą w nim udział, aby porozmawiać o tematach, które są dla nich ważne i zbudować relacje ze specjalistami z tej samej dziedziny.

W porządku, ten podstawowy, ale niezwykle istotny aspekt mamy z głowy. Teraz możemy porozmawiać o wydarzeniach hybrydowych oraz o tym, jak osiągnąć w nich sukces. Po pierwsze, pamiętajmy, aby traktować jednakowo zarówno publiczność stacjonarną, jak i wirtualną. Jeśli uczestnicy stacjonarni mają możliwość zadawania pytań, to taką samą możliwość powinniśmy zapewnić uczestnikom online. Zadbajmy o to, aby opcje, z których mogą korzystać, były dobrze przystosowane do sposobu uczestnictwa. Przygotujmy wirtualne chat roomy na żywo, a także cyfrowe mapy dla publiczności online. Jeśli planujemy zaprosić stacjonarnych uczestników na kolację czy koncert – zastanówmy się nad sposobem zaangażowania w te aktywności także wirtualnych widzów. Wyślijmy im zapakowany zestaw koktajlowy lub voucher na dostarczany posiłek – cokolwiek, co sprawi, że poczują się zaproszeni i niezapomniani podczas wieczornej gali. Pamiętajmy o szerszej perspektywie, ale nie zapominajmy o szczegółach technicznych.

A co w czasach po pandemii?

Najważniejszym wnioskiem z okresu pandemii jest to, że w razie potrzeby potrafimy być bardzo kreatywni. Mamy swoje sposoby na dostosowywanie się do nagłych zmian i organizację naszych wydarzeń z sukcesem, nawet w trudnej sytuacji. Wydaje się, że w przyszłości hybryda stanie się drogą, którą powinniśmy podążać. Wykorzystując wiedzę i doświadczenia, które zdobyliśmy w czasie cyfrowych eventów podczas pandemii, możemy wyciągnąć z niej szereg niespotykanych dotąd korzyści. Czy będzie to wyzwanie? Oczywiście! Lecz jeśli czegokolwiek nauczyliśmy się z tego niespodziewanego doświadczenia, to tego, że możemy stawić czoła każdemu wyzwaniu i wyjść z niego obronną ręką.

[1] https://www.grandviewresearch.com/press-release/global-virtual-events-market

[2] https://resources.wildapricot.com/virtual-event-research-report